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La convocation

par Maître MANUOHALALO

Selon l’article 7 du décret du 17 mars 1967 dans sa version applicable en Nouvelle Calédonie, chaque syndicat de copropriétaires doit tenir chaque année au moins une assemblée générale. Le règlement de copropriété peut prévoir des assemblées générales plus fréquentes.

LA CONVOCATION

Ce droit appartient d’abord en priorité au syndic (articles 7 et 8 du décret de 1967). Il est seul juge de l’opportunité de réunir l’assemblée générale et c’est lui qui doit alors procéder aux formalités de convocation.

Dans certains cas, la convocation par le syndic n’est plus simplement un droit mais elle devient une obligation :

  • dans le cadre de la convocation minimale annuelle obligatoire ;
  • en cas de réalisation de travaux urgents nécessaires à la sauvegarde de l’immeuble (article 37 du décret) ;
  • convocation demandée par le conseil syndical ou un groupe de copropriétaires : en effet, selon l’article 8 du décret de 1967 dans sa version applicable en Nouvelle Calédonie, le syndic est obligé de convoquer l’assemblée générale lorsque le conseil syndical le demande ou lorsqu’un ou plusieurs copropriétaires représentant le quart des voix du syndicat le demandent. Cette demande doit être effectuée au syndic par lettre recommandée avec accusé de réception et doit préciser les questions dont l’inscription à l’ordre du jour est demandée. Attention dans ces hypothèses, c’est bien le syndic qui doit convoquer. Ce droit de convoquer l’assemblée générale appartient également au président du conseil syndical. Ce droit du président n’existe que dans l’hypothèse où le conseil syndical a demandé au syndic de convoquer l’assemblée et que ce dernier ne l’a toujours pas fait huit jours après une mise en demeure. Le président du conseil syndical peut alors convoquer lui-même l’assemblée mais il doit alors notifier l’ordre du jour au syndic.
Enfin, le droit de convoquer l’assemblée générale appartient également à tout copropriétaire s’il n’existe pas de conseil syndical ou si les membres de ce conseil n’ont pas été désignés ou si le président de ce conseil ne procède pas à la convocation de l’assemblée en cas de défaillance du syndic. droit-legislation-immobilier-caledonie

La convocation est nécessairement écrite. Elle comprend :

  • l’indication du lieu, de la date et de l’heure de la réunion ;
  • l’ordre du jour qui doit préciser chacune des questions soumises au vote de l’assemblée. Les questions doivent être claires précises et chaque question doit justifier une réponse relevant d’une majorité spécifique. On ne peut voter sur une question ne figurant pas dans l’ordre du jour. On peut retirer une question de l’ordre du jour mais seulement après un vote à la majorité de l’article 24 (majorité des voix des copropriétaires présents ou représentés). La rubrique questions diverses ne peut donner lieu à aucun vote mais seulement à une discussion ;
  • le rappel des modalités de consultation des pièces justificatives de charges.
  • L’article 11 du décret de 1967 dans sa version applicable en Nouvelle Calédonie oblige à notifier en même temps que la convocation, toute une série de documents nécessaires à la validité de la décision (par exemple : l’état financier, le compte de gestion, le projet de budget, les contrats à approuver…). Le même texte prévoit ensuite une série de document à joindre pour l’information des copropriétaires (annexes du budget, les avis du conseil syndical…).

L’article 63 du décret du 17 mars 1967 dans sa version applicable en Nouvelle Calédonie prévoit la convocation :

  • par lettre recommandée avec demande d’avis de réception
  • par remise en main propre contre récépissé ou émargement
L’article 9 du décret du 17 mars 1967 dans sa version applicable en Nouvelle Calédonie précise que : « Sauf urgence, cette convocation est notifiée au moins quinze jours avant la date de la réunion, à moins que le règlement de copropriété n’ait prévu un délai plus long ».
Si le délai n’est pas respecté, un copropriétaire concerné peut saisir le juge pour demander la nullité de l’assemblée générale toute entière. Le délai légal est institué pour permettre à chaque copropriétaire de préparer l’assemblée générale et de voter en toute connaissance de cause.
Le point de départ du délai dépend du mode de convocation utilisé :
  • en cas de convocation par lettre recommandée : le délai court à compter du lendemain du jour de la première présentation de la lettre au domicile du destinataire (même si le copropriétaire est absent et ne va pas retirer la lettre) ;
  • en cas de remise de la convocation contre récépissé ou émargement : le point de départ du délai est le jour de la remise.

Ce principe des 15 jours comporte des exceptions :

  • en cas d’urgence : en ce cas la loi ne fixe aucun délai ;
  • en cas de mention d’un délai plus long dans le règlement de copropriété ;
  • en cas de seconde convocation de l’assemblée générale dans les conditions prévues à l’article 25-1 de la loi du 10 juillet 1965. Il s’agit de l’hypothèse où une résolution n’a pu être adoptée à la majorité de l’article 25 (majorité des voix de tous les copropriétaires) et n’a pas recueilli le tiers des voix du syndicat. En ce cas une seconde assemblée peut statuer à la majorité de l’article 24 (majorité des présents et représentés) sur la ou les mêmes questions.
Chaque copropriétaire doit recevoir la convocation au domicile réel ou élu notifié au syndic commun.
Attention cependant, il existe des règles particulières notamment lorsqu’il y a plusieurs titulaires de droits sur un seul et même lot.

Les convocations doivent être notifiées au représentant légal du mineur.

En cas d’indivision ou de démembrement du droit de propriété (nue-propriété et usufruit),

une seule personne doit être convoquée.
Le règlement de copropriété peut décider des modalités de choix de cette personne.

Si le règlement est muet sur ce point, les titulaires des droits sur un seul lot doivent désigner un mandataire commun.

La situation est semblable dans l’hypothèse ou des époux sont tous les deux propriétaires d’un même lot. »
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